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Pourquoi Trello ?

Trello est une plateforme de travail collaboratif, très pratique pour faire des choses à plusieurs sans échanger des centaines d'emails. C'est gratuit mais malheureusement pas Open Source.

Nous l'utilisons pour notre organisation interne. Cela nous permet d'avoir des discussions collectives, documentées, ouvertes aux nouveaux venus, et permettant un archivage chronologique et thématique.

Si vous souhaitez contribuer aux activités internes de l'association, que ce soit physiquement ou virtuellement, vous devez vous inscrire sur Trello.

Tutoriel

Commencer

  1. Il faut créer un compte utilisateur avec une adresse email.
  2. La première page que l'on obtient est la page d'accueil. Où que vous soyez sur le site, vous pouvez revenir à la page d'accueil en cliquant sur le logo Trello tout en haut de l'écran.
  3. Depuis la page d'accueil, cliquer sur votre nom en haut à droite, puis sur profile. Sur la page de profil, tout en haut cliquer sur edit profile. Renseignez votre nom (celui avec lequel vous allez apparaitre dans les discussions)et votre username (sorte de diminutif qui permet aux autres de vous citer: prenez quelque chose de semblable, par exemple Jean.D ou JDupond).
  4. Ça y est, vous êtes inscrit sur Trello.
  5. Important : pour pouvoir voir et participer à nos pages Trello, vous devez maintenant rejoindre notre organisation. Pour cela, transmettez votre nom et votre username à votre contact dans l'association, ou bien au Cercle Vie Associative, ils pourront vous inviter.

Principes généraux

Planches, listes et cartes

Sur la page d'accueil, la planche nommée Welcome Board permet de se familiariser avec les toutes premières fonctionnalités. Et notamment de comprendre la distinction entre les boards (planches), les listes, et les cards (cartes ou tuiles).

Vidéos de démonstrations

Silencieuse et très courte, cette vidéo (ici), permet de faire le tour très rapidement.

Plus complète et en français, celle-ci illustre bien les fonctionnalités et propose une manière d'organiser son travail dans trello.

Voici aussi le tutoriel d'introduction officiel, en anglais. Il est disponible dans la section help du site, où on pourra trouver toutes les informations pour utiliser Trello.

Précisions sur les fonctions cruciales pour nous

Membres

  • Les membres de l'organisation OSE peuvent voir les planches et leur contenus, sans pouvoir écrire.
  • Les membres d'une planche peuvent y écrire, y agir, y être cités et être membre des tuiles (impossible sinon). Ils n'ont pas nécessairement de notifications sur l'activité de la planche.
  • Les membres d'une tuile (ou carte) sont notifiés dès qu'il y a une activité. Les membres d'une liste sont notifiés dès qu'il y a une activité sur des tuiles de la liste.
  • Dans notre configuration, chacun peut soi-même se nommer membre de toutes ces structures (sauf pour l'organisation, sur invitation seulement).

Notifications

  • Pour recevoir des notifications en cas d'activité sur une planche, une liste, ou une tuile, il faut y souscrire. Bouton suscribe dans les menus de droite.
  • Pour notifier quelqu'un en particulier sur une information ponctuelle dans un commentaire d'une tuile (si il n'a pas souscrit à la tuile), on peut le citer en utilisant @username.
  • Lorsque l'on créée une tuile pour demander une information ou un service, il faut souscrire à la tuile sinon on ne sera pas prévenu qu'une réponse est arrivée.

Barre de recherche

La barre de recherche, en haut à gauche, est assez puissante. Elle permet de vérifier qu'une information n'existe pas déjà avant de la poster une nouvelle fois.

Typographie

Il y a des petits codes à ajouter dans les commentaires ou dans les descriptions des tuiles pour écrire des titres, faire des listes, etc. Voir ici.

Nos usages et règles d'utilisations

Nos planches

Nous avons à peu près une planche pour chaque cercle de l'association (Vie associative, Budget, Structures web, R&D, Open documentation, Communication, Partenariats, cercle de pilotage) où les différents aspects de ces activités sont discutés. Des planches supplémentaires peuvent éventuellement être crées en plus pour des sous-projets volumineux comme l'organisation d'un gros événement ou encore les projets de R&D (concentrateur solaire, tracteur, four à pain…). Il y a aussi la planche “calendrier public” en accès libre (sans compte trello) depuis le site web.

C'est ainsi, par exemple, que les membres du cercle communication peuvent venir réclamer une photo d'illustration au cercle R&D sur un des projets techniques. Le premier qui trouve la demande peut y répondre directement sans multiplier les emails.

Conseil : souscrivez au calendrier public ainsi qu'aux planches qui vous intéressent pour être au courant de ce qui s'y passe (c'est réversible).

Modifications du site web

Vous avez trouvé une faute d'orthographe sur le site web ? Vous souhaitez y écrire un nouvel article ? Postez votre contribution dans la tuile “Requêtes de modification du site web osefrance” dans la planche communication.

Partager un événement

Vous participez à un événement, une conférence, un festival ? Vous organisez une réunion ou vous animez un stand OSE ? Créez une nouvelle tuile dans le calendrier public avec la description et la date, tout le monde y aura accès.

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